MENULIS LAPORAN NOTULEN RAPAT
A. Pengertian
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan peraturan serta penutupan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh.
B. Contoh
NOTULEN RAPAT
Tanggal : 25 April 2003
Hari : Jum'at
Waktu : 08.30 s.d. selesai
Tempat : Gedung Kusnoto Lt.1 Puslit Biologi - LIPI
Acara rapat : 1. Realisasi rencana penyelenggaraan seminar kerjasama Jurnal Hayati dan PBI
2. Program seminar sehari sosialisasi program LIPI tentang keanekaragaman Hayati di 5 cabang PBI
3. Konsolidasi pengurus
Dipimpin : Dr. Joko Sulistyo, M. Agr.
Notulen
Yang hadir : 1. Dr. Drh. Heru Setiyanto
2. Dr. Siti. N. Prijono
3. Prof. Dr. Ir. Wiranda.G.Piliang, M.Sc
4. Dr. Joko Sulistyo, M.Agr
5. Dr. Subowo Gito Suwondo, Ms
6. Erwin Affandi
7. Ir. Typuk Artiningsih, M.Rur.Sci
8. Dr. Ashari
9. Ir. Agustin W. Gunawan, Ms
10. Dr. Ir. C. Hanny Wijaya
11. Dr. H. Subadri Abdulkadir
12. Dra. Rostiati N.R.N, M.Eng.
13. Dr. Rochadi Abdulhadi
14. Yuniarsih
Membahas :
1. Tentang sosialisasi program CITES Test LIPI
2. Seminar sehari ulang tahun ke 10 Jurnal Hayati
ada 4 pembicara : - Bp. Yatna
- Dir. Hayati
- Dari Taiwan
- Dari Jepang
Diadakan tanggal 7 Juni 2003 pada hari Sabtu di Lt. 6 Gedung Kusnoto LIPI Seminar tersebut akan dibuka oleh Prof.Dr. Rohmin (Menteri Kelautan) dan sebagai moderator Dr. Anton
3. Dr. Ashari mengusulkan untuk memasukkan topik tentang usaha pengobatan penyakit melalui bahan-bahan aktif dari tumbuhan.
4. Kegiatan sosialisasi program CITES LIPI untuk tahun ini ditujukan pada 5 cabang PBI yaitu :
§ Padang
§ Jogya
§ Papua (Uncen)
§ Samarinda
§ Menado
Mendiskusikan tentang teknis pencairan dan pengelolaan dana oleh pengurus pusat PBI. Adapun pembicara-pembicara yang diharapkan dapat diundang adalah :
§ Pembicara LIPI yang sudah ditentukan
§ KSDA/BKSD
§ PEMDA
§ Peneliti/Dosen
Rencana kegiatan tersebut harus dimulai pada bulan Juni 2003
5. Pengurus PBI pusat yang ditugaskan untuk mewakili kegiatan tersebut adalah :
§ Prof. Dr. Ir. Wiranda. G.Piliang, M.Sc : Padang
§ Dr. Ir. C. Hanny Wijaya : Samarinda
§ Dr. R.T.M. Sutamiharja, M.Sc : Papua
§ Dr. H. Subadri Abdulkadir : Menado
§ Dr. Subowo & Ir. Typuk Artingsih, M.Sc : Jogya (bersamaan pula dengan konsolidasi untuk mempersiap-kan Kongres 2004)
6. Pengurus pusat PBI yang ditugaskan ke 5 cabang tersebut, diharapkan membekali diri antara lain tentang informasi kegiatan PBI, penyebaran Jurnal Biologi, Warta PBI dan Sosialisasi Direktori Keanggotaan PBI seluruh cabang.
| Mengetahui, ( Ir. Typuk Artiningsih, M.Sc ) | Notulen, tgl 05 Mei 2003 ( Yuniarsih ) |
C. Uraian Contoh
Dari contoh di atas dapat diuraikan bahwa notulen memiliki beberapa bagian. Dalam hal ini kami sajikan bagian-bagian notulen dalam rapat resmi.
§ Kepala Notulen
Sama halnya dengan surat resmi, dalam notulen resmi terdapat kepala notulen yang berisi alamat instansi tempat diadakannya rapat.
# Judul Notulen
Bagian ini mencakup judul rapat yang bersangkutan. Judul rapat penting dicantumkan untuk mengetahui jenis rapat apa yang telah dilaksanakan.
§ Waktu Pelaksanaan Rapat
Bagian ini mencakup hari, tanggal, serta jam dilaksanakannya rapat.
§ Tempat Pelaksanaan Rapat
Berisi tentang tempat diadakannya rapat tersebut.
§ Acara
Bagian ini berisi kegiatan rapat tersebut, dimulai dari pembukaan hingga penutup.
§ Hasil Rapat
Hasil rapat berisi tentang beberapa keputusan yang telah dimufakati dalam rapat tersebut, dapat berisi tentang persetujuan hasil rapat pada umumnya seperti kesimpulan, susunan kepanitiaan, usulan para peserta rapat, dan jadwal kegiatan. Tergantung kepada jenis rapat yang dilaksanakan
D. Cara Menulis
Langkah-langkah dalam penulisan notulen rapat diantaranya adalah
1. Mencatat tujuan kegiatan
2. Mencatat pikiran-pikiran yang dibahas dalam kegiatan
3. Mencatat saran dan keputusan dalam kegiatan
4. Mencatat waktu pelaksanaan
5. Mencatat pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan
E. Refleksi
Notulen merupakan sebuah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi atau sidang yang dimulai dari awal hingga akhir acara yang mana notulen tersebut ditulis oleh seorang notulis,yang akan dilaporkan oleh ketua kegiatan,dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta rapat. Notulen juga merupakan suatu naskah yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang atau rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan keputusan serta penutupan. Selain itu notulen dikenal dengan catatan suatu rapat pertemuan. Notulen diperlukan sebagai dokumentasi kegiatan rapat.
Berdasarkan hal di atas, supaya kita dapat mengetahui hasil suatu rapat maka hendaknya dianjurkan untuk membuat laporan notulen, karena dengan dibuatnya laporan notulen rapat kita dapat lebih mengetahui hasil dari rapat tersebut. Selain manfaat tersebut notulen juga diperlukan sebagai dokumentasi kegiatan rapat.
F. Sumber
Suhanrdi, Haris. 2008. Pembelajaran Menulis. LPM Jawa Timur
